Mengenal Teknologi Chatbot Whatsapp untuk Kelancaran Bisnis

Kecanggihan teknologi dalam hal telekomunikasi semakin mangkus dalam mendekatkan para pelaku bisnis kepada para pelanggan. Sejak adanya telepon dan internet, pelanggan tak lagi harus repot-repot mendatangi toko atau kantor produsen hanya demi mendapatkan informasi ringan atau menyampaikan keluhan. Bahkan, kedua teknologi tersebut juga memungkinkan dua pihak untuk melakukan transaksi jual beli.

Tapi, tentu saja, bertambah majunya teknologi akan semakin memudahkan semua urusan tersebut. Kecanggihan tidak pernah berhenti. Dan baru-baru ini, teknologi komunikasi bisnis mendapat kejutan yang menyenangkan berupa chatbot Whatsapp. Tak butuh waktu lama bagi teknologi sederhana ini untuk menumbuhkan popularitas di dunia bisnis.

Apa Itu Chatbot Whatsapp?

Chatbot adalah program berbasis komputer yang mampu berdialog dengan manusia melalui percakapan digital. Chatbot bisa diakses melalui website, aplikasi, dan bahkan bisa juga di-install untuk aplikasi chat yang sudah ada seperti Whatsapp.

Whatsapp chatbot adalah program chatbot yang bisa membalas pesan masuk secara otomatis dan melanjutkan percakapan. Aplikasi ini merupakan jenis aplikasi tambahan yang bisa diintegrasikan dengan Whatsapp Business. Tentu saja, tujuan utamanya adalah untuk meningkatkan performa Customer Service.

Bagaimana Cara Kerja Chatbot?

Meski tergolong masih belum lama populer, teknologi Whatsapp chatbot sebetulnya sudah sempat mengalami beberapa tahapan perkembangan.

Pada awal kemunculannya, chatbot hanyalah susunan operasi yang terdiri atas rules (pertanyaan atau perintah) dan responses (tanggapan). Ketika seseorang menuliskan chat, sistem akan menguraikannya untuk mengecek apakah pesan tersebut memenuhi konsep rules. Jika iya, maka chatbot akan bisa menjawabnya menggunakan naskah response yang telah diprogramkan sebelumnya.

Seiring berjalannya waktu, sistem chatbot kini sudah bisa diperkaya dengan teknologi kecerdasan buatan atau Artificial Learning (AI) dan Natural Language Processing (NLP). Teknologi ini membuat bot jauh lebih fleksibel dalam menguraikan pesan, sehingga pesan dari customer tidak harus terlalu presisi sesuai rules. Sistem ini juga memungkinkan bot menuliskan response sendiri yang pokok bahasannya sesuai, serta masih mengikuti kerangka dan konten yang sesuai.

Agar semakin banyak pertanyaan dan keluhan yang bisa ditangani secara otomatis, bot harus didesain dengan sebanyak mungkin rules dan response. Direktori chatbot juga dapat ditambah dan diperbaharui secara berkala untuk memastikan peningkatan kualitas Customer Service.

Keunggulan Chatbot Whatsapp Bagi Bisnis

Pada awalnya, bot semacam ini hanya kerap digunakan oleh berbagai perusahaan dan brand besar saja. Namun, semakin terlihat jelas manfaatnya, semakin banyak pula pelaku bisnis yang mengadopsi sistem ini. Berikut adalah beberapa alasan mengapa banyak pelaku bisnis yang puas dengan adanya chatbot dalam aplikasi Whatsapp Business mereka:

  • Sistem customer service bisa tersedia selama 24 jam sehari tanpa jeda
  • Pelanggan akan mendapatkan respon yang sangat cepat, tidak lagi perlu menunggu lama
  • Perusahaan bisa menghemat biaya merekrut staf tambahan untuk customer service
  • Staf tidak lagi perlu membuang waktunya untuk menjawab hal-hal sepele, sehingga waktunya dapat digunakan untuk lebih fokus mengurus pertanyaan dan keluhan yang lebih rumit, yang tidak bisa diselesaikan otomatis oleh bot.

Kelemahan Chatbot Whatsapp Bagi Bisnis

Tidak ada gading yang tak retak, begitu pula teknologi yang secanggih ini. Chatbot Whatsapp juga memiliki berbagai kelemahan yang harus dipikirkan solusinya oleh setiap pelaku bisnis. Berikut adalah beberapa poin yang paling umum dikeluhkan para pelaku bisnis:

  • Tidak adanya emosi dan empati pada bot membuat percakapan terasa datar dan kurang berkesan
  • Tidak semua pesan dapat terjawab dengan baik oleh bot, sehingga pelanggan akan merasa kecewa jika permasalahannya tidak terselesaikan
  • Tidak semua aplikasi chatbot Whatsapp memiliki tingkat keamanan yang baik, sehingga perusahaan memiliki resiko besar jika memilih platform yang salah.
  • Jika tidak diawasi, performa bot yang buruk bisa tidak diketahui, sehingga merusak reputasi bisnis.

Meski tak sempurna, penggunaan bot untuk komunikasi Whatsapp dinilai lebih banyak memberikan manfaat ketimbang masalah. Di balik semua baik dan buruknya, chatbot Whatsapp telah membawa perubahan besar dalam bidang customer service bisnis. Kalau bisnismu masih belum memanfaatkan teknologi ini, maka sekarang adalah saat yang tepat untuk mulai mempertimbangkannya. Jangan sampai ketinggalan!